Acordul de prelucrare a datelor

1. Calitatea părților

Datele introduse în aplicație — beneficiarii, executanții, oamenii numiți prin decizie, documentele scanate — sunt datele dumneavoastră, ale clienților dumneavoastră și ale participanților la actul de construire.

• Dumneavoastră sunteți operatorul. Dumneavoastră hotărâți ce date intră, în ce scop și cât timp rămân.
• Noi suntem împuternicitul. Le prelucrăm numai pentru a vă putea oferi serviciul, și numai în limitele de mai jos.

Acordul se încheie prin acceptarea termenilor la comandă și durează cât durează abonamentul.

2. Scopul și mijloacele prelucrării

Le stocăm, le facem accesibile dumneavoastră și celor cărora le dați cont, le includem în documentele generate la cererea dumneavoastră, le păstrăm în copii de siguranță și le ștergem când ne cereți sau la încetarea contractului.

Nu le folosim în scopuri proprii. Nu le analizăm, nu le agregăm, nu antrenăm nimic pe ele, nu le dăm nimănui.

3. Categoriile de date și de persoane

• Persoane: beneficiari și reprezentanții lor, reprezentanți ai executanților, proiectanți, verificatori de proiect, responsabili tehnici cu execuția, diriginți, membri ai comisiilor de recepție, angajații dumneavoastră.
• Date: nume, funcție, date de contact, C.N.P. și serie de act de identitate (când apar în documentele scanate), numere de autorizații și atestate, semnături, adrese, date din contracte.

Aplicația nu cere niciodată un C.N.P. într-un câmp propriu. Când apar, apar în documentele pe care le încărcați — motiv în plus ca actele scanate să nu fie ținute mai mult decât trebuie.

4. Obligațiile împuternicitului

• Separarea datelor. Fiecare client are baza lui de date, nu un rând într-o bază comună. Conexiunea unei instanțe nu vede tabelele nimănui altcuiva.
• Legătură cifrată (HTTPS) pe toate paginile, cu certificat pe subdomeniul dumneavoastră.
• Parolele se păstrează ca amprentă (hash), niciodată în clar — nici noi nu le putem citi.
• Fișierele nu se pot deschide prin adresă directă: trec printr-o poartă care verifică dreptul de acces la fiecare cerere.
• Jurnal pentru fiecare acțiune care atinge un dosar: cine, ce, când.
• Confidențialitate pentru oricine, la noi, are acces tehnic la sisteme.
• Fără subîmputerniciți noi fără o notificare cu cel puțin 30 de zile înainte, ca să vă puteți opune.
• Te ajutăm când o persoană își cere drepturile (acces, corectare, ștergere, portabilitate) — datele sunt oricum la îndemână, în aplicație.
• Te anunțăm fără întârziere nejustificată, și în cel mult 24 de ore de când aflăm, dacă are loc o încălcare a securității care vă privește datele — cu ce s-a întâmplat, ce date, ce am făcut.

5. Subîmputerniciții actuali

• ⟨completează `gazduire.furnizor` în config.php⟩ — Găzduirea serverului, a bazelor de date și a fișierelor urcate, în România.
  Ce primește: Toate datele din aplicație, ca depozitare. Furnizorul nu le consultă în activitatea lui obișnuită.
• core15.spatiul.ro — Trimiterea emailurilor: datele de acces, anunțurile de reînnoire, înștiințările, în România.
  Ce primește: Adresa de email, numele persoanei de contact, denumirea firmei, adresa instanței. NU documentele și NU datele șantierelor.

Cu fiecare avem încheiate clauzele cerute de art. 28. Lista se generează din configurarea reală a sistemului, nu se ține minte — dacă apare un furnizor nou, apare aici în aceeași zi.

Separat de aceștia, pentru facturare și plată folosim furnizori care primesc datele dumneavoastră de facturare — nu datele din dosarele de șantier. Acolo noi suntem operator, nu împuternicit, iar lista lor e în politica de confidențialitate.

6. Unde se prelucrează

Numai în Spațiul Economic European. Nu transferăm date în afara lui. Recunoașterea automată a documentelor scanate se face în browserul utilizatorului — deci documentul nu ajunge nici la noi, nici la un terț, până în momentul în care îl încărcați dumneavoastră.

7. Încetarea prelucrării

La încetarea contractului, la cererea dumneavoastră: vă predăm o copie completă în format deschis, apoi ștergem datele de pe sistemele noastre. În lipsa unei cereri din partea dumneavoastră, le păstrăm 90 de zile după încetare — ca să nu se piardă un dosar dintr-o factură uitată — apoi le ștergem.

Ștergerea cuprinde și copiile de siguranță, în cel mult 30 de zile de la ștergerea datelor active, când ciclul de rotație al copiilor se încheie.

8. Obligațiile operatorului

Ca operator, răspundeți pentru: temeiul legal al datelor introduse, informarea persoanelor, corectitudinea lor, și pentru cine primește cont de acces la dosarele dumneavoastră. Ne dați instrucțiuni numai în scris, iar noi le urmăm — în afară de cazul în care legea ne obligă altfel, și atunci vă anunțăm.

9. Dreptul de control și audit

Aveți dreptul să solicitați, o dată pe an, informații despre măsurile noastre de securitate și dovezi că respectăm acordul. Răspundem în 30 de zile.